GESTIÓN FINANCIERA I

Omar Jesús Orta Pedroza

@omarorta

En general, todas las organizaciones para poder  producir un bien, o entregar un servicio, requieren del apoyo de las tecnologías de la información, como medio para el logro de los procesos de negocio en cada departamento. Sin embargo, quienes hacen uso de estos sistemas, no son conscientes de los costes que acarrea prestar estos servicios tecnológicos.

Consecuencia de este desconocimiento se traduce en las siguientes desventajas:

• Se desperdician recursos tecnológicos.
• No se presupuestan correctamente los gastos asociados.
• Es prácticamente imposible establecer una política de precios consistente.

El principal responsable de este desconocimiento, es, sin duda alguna, la propia gerencia TI, a través de mi experiencia profesional, he podido constatar que los clientes no suelen publicitar los logros de su gestión, y mucho menos exponer los costes de cada servicio. Esto, en muchos casos por desconocimiento del entorno financiero. Ahora bien, como ayuda a estas deficiencias, ITIL, nos propone que el objetivo de la Gestión Financiera consiste en evaluar y controlar los costes asociados a los servicios TI de forma que se ofrezca un servicio de calidad a los clientes con un uso eficiente de los recursos TI necesarios.

Si la organización TI y/o sus clientes no son conscientes de los costes asociados a los servicios, no podrán evaluar el retorno de la inversión ni podrán establecer planes consistentes de gasto tecnológico.

Sintetizando la responsabilidad de la Gestión Financiera de los Servicios Informáticos puedo entonces indicar que su objetivo principal consiste en administrar de manera eficaz y rentable los servicios y la organización TI.

Extrapolando la regla de microeconomía “cuanto más mejor”, a la gestión de ITIL, se podría decir que a mayor calidad de los servicios, los clientes lo consideran un mejor servicio. Sin embargo, por regla general, también aumentará su coste. Es por ello, que evaluar los requerimientos individualizados a cada cliente, para luego, cuidadosamente definir el balance óptimo entre costo y calidad es muy importante para la Gestión Financiera.

Dicho esto, pasaré a puntualizar algunos conceptos propios de la Gestión Financiera, el primero de ellos es Coste, la forma más sencilla como podría definirlo es la cantidad de dinero que se dedica a la producción de un servicio. Ahora bien, ITIL, dentro de la Gestión Financiera, clasifica los costes con base en diversos criterios.

• Costes atribuibles, directa o indirectamente, a la prestación del servicio.
• Costes directos. relacionados directamente con la prestación de un servicio. Ejemplo, licencias de software asociados al servicio de correo electrónico.
• Costes indirectos. los que no son específicos de un servicio en particular, estos son más complejos para determinar y suelen ser prorrateados. Ejemplo, servicio de red de la compañía, este servicio puede ser utilizado, para internet, correos, etc.
• Costes que dependen del volumen de producción.
• Costes fijos. independientes del flujo de producción. Ejemplo, consumo de energía eléctrica.
• Costes variables. incluyen aquellos costes que dependen del volumen de producción. Ejemplo, gastos de personal que presta los servicios.
• Costes que dependen del horizonte temporal.
• Costes de capital. que proviene de la amortización del material o inversiones a largo plazo.
• Costes de operación. son los costes asociados al funcionamiento diario de la organización TI.

Los tipos de coste son gastos de alto nivel, como hardware, software, personal, administración, ubicaciones físicas, servicios externos y costes de transferencia interdepartamentales.

Para una eficiente Gestión Financiera, es importante poder clasificar los diferentes tipos de coste que permitan diseñar una política de precios clara y consistente. a su vez, los tipos de coste se subdividen en elementos de coste. Elementos de coste del hardware, por ejemplo, serían servidores, ordenadores de sobremesa, etc.

Una típica estructura de tipos y elementos de coste para una organización TI se puede observar a continuación:

Por otro lado tenemos el valor de provisión, este comprende los costes de creación de un servicio cualquiera, ya sean tangibles o intangibles. Este valor responde a la pregunta: ¿Cuánto cuesta mantener este servicio?. Algunos ejemplos relacionados con el valor de provisión son los impuestos, los costes de licencias de hardware y software, las instalaciones, etc.

Siguiendo con las definiciones financieras, nos encontramos con el valor potencial el cual se refiere al valor añadido que aporta. En otras palabras consiste en la percepción que se forma el cliente sobre el servicio, al considerar que ventajas (en términos de utilidad y garantía) representa para su negocio.

Ahora bien, toda empresa nace con un objetivo, generar valor a través de su inversión. Es por esto que llegamos a hablar del tan famoso ROI (retorno de la inversión), al menos en gestión de servicios, se refiere a la capacidad de un servicio para generar valor mediante sus activos. Para calcularlo se debe dividir el beneficio neto de una actividad entre el valor neto de los activos que han intervenido en el proceso.

Por último, hablaré sobre la dinámica de costes variables (VCD) la cual se encarga de analizar y relacionar todas las variables que determinan los costes del servicio y cómo reaccionan a los cambios en los activos del mismo.

Para continuar hablando sobre la Gestión Financiera, voy a mencionar las actividades que comprenden el ciclo de dicha Gestión. En primer lugar, tenemos los presupuestos, aquí explicaré un poco sobre el análisis de la situación financiera, la fijación de políticas financiera y la elaboración de presupuestos. Siguiendo el orden de ideas, pasaré a comentar sobre la contabilidad, allí detallaré un poco la identificación de costes, definición de elementos de coste y la monitorización de los costes. Para finalizar tendremos que conversar sobre la fijación de precios.  A groso modo, en la próxima entrada describiremos el siguiente gráfico: